Durante muito tempo, empresas chegavam a um processo de mediação da mesma forma que chegariam a uma reunião qualquer: sem documentação organizada previamente, sem clareza sobre quem, dentro da própria estrutura, tinha autoridade para fechar um acordo, e sem ter refletido sobre os próprios interesses antes de sentar à mesa com a outra parte, confiando que tudo se resolveria de improviso durante a própria sessão.
Haroldo Augusto Filho, executivo com atuação em negociação empresarial e gestão de conflitos, observa que essa postura vem mudando: empresas mais experientes em mediação passaram a tratar a preparação prévia como parte essencial do processo, não como um detalhe que pode ser resolvido em cima da hora.
O que mudou na forma como empresas se preparam antes da mediação?
A mudança mais visível está na organização documental. Empresas que antes chegavam com informação dispersa, buscada às pressas quando um ponto específico era questionado, passaram a reunir com antecedência tudo que pode ser relevante para embasar a própria posição, incluindo material que talvez nem precise ser usado, mas que evita interrupções desnecessárias caso a conversa exija algum detalhe específico.
Haroldo Augusto Filho, nesse contexto, destaca que essa mudança reduz o tempo perdido durante as sessões buscando documentos ou informações que deveriam ter sido levantados antes, e evita que a falta de um dado específico interrompa o fluxo de uma conversa que estava avançando bem.
Por que definir quem decide, antes da sessão, passou a importar mais?
Chegar a uma sessão de mediação sem clareza sobre quem, dentro da empresa, tem autoridade para aceitar um acordo específico costuma gerar um problema recorrente: a conversa avança, um formato de solução parece bom para as duas partes, mas ninguém na sala pode confirmar aquele compromisso sem consultar alguém ausente.
Empresas mais preparadas passaram a definir, antes da sessão, até onde o representante presente pode decidir sozinho e a partir de que ponto qualquer avanço precisa de validação externa. Essa clareza evita que acordos promissores esfriem enquanto aguardam uma confirmação que poderia ter sido antecipada. Haroldo Augusto Filho considera esse tipo de definição prévia um dos ajustes mais simples de implementar e, ao mesmo tempo, um dos que mais evitam frustração durante a sessão.
A importância de refletir sobre o próprio interesse antes da conversa começar
Haroldo Augusto Filho menciona que uma mudança mais discreta, mas igualmente relevante, é a preparação interna sobre o que a empresa realmente busca com aquele processo, além da posição declarada. Empresas que fazem esse exercício antes da mediação chegam com mais clareza sobre onde podem ser flexíveis e onde não podem, em vez de descobrir essa fronteira em tempo real, sob pressão da conversa e sem tempo de avaliar as implicações de cada concessão possível. Desse modo, entende-se que esse tipo de preparação interna costuma ser subestimado justamente por não gerar nenhum documento visível, mas influencia diretamente a qualidade das propostas que a empresa consegue formular ao longo do processo.
Preparação virou parte do processo, não uma etapa opcional
Empresas que ainda tratam a mediação como um evento espontâneo, sem preparação estruturada por trás, tendem a depender mais da sorte do que da condução do processo para alcançar um bom resultado. A mudança observada nas empresas mais experientes reflete o reconhecimento de que a qualidade de uma mediação começa antes da primeira sessão, não durante ela, e que boa parte do que parece improviso bem-sucedido é, na verdade, preparação que ninguém de fora consegue ver.
Para Haroldo Augusto Filho, essa mudança de postura, de reativa para preparada, é o que explica por que empresas com mais experiência em mediação costumam concluir processos com mais eficiência do que aquelas que ainda tratam cada mediação como um evento isolado e imprevisível.